Verkaufsprozess
Welche Unterlagen benötigt ein institutioneller Immobilieninvestor?
Von der Erstansprache über das Informationsmemorandum bis zum Datenraum: eine Checkliste der Unterlagen, die institutionelle Käufer je Prozessstufe erwarten.
Unterlagen entscheiden über Tempo und Preisdiskussion. Nicht, weil Käufer Formalisten wären, sondern weil jede Lücke in der Dokumentation im Modell als Risiko abgebildet wird – und Risiko wird bepreist.
Die folgende Übersicht ordnet die Unterlagen nach Prozessstufe. Sie ersetzt keine objektbezogene Abstimmung mit den beteiligten Beratern.
Hinweis: Die nachfolgenden Ausführungen geben einen allgemeinen Überblick über mögliche Transaktionsstrukturen und damit verbundene Fragestellungen. Sie stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Die konkreten rechtlichen und steuerlichen Auswirkungen sollten für die jeweilige Transaktion durch die entsprechenden Fachberater geprüft werden.
Welche Unterlagen braucht man für die erste Ansprache?
Für die Erstansprache genügt ein anonymisiertes Kurzprofil. Es soll einem Investor erlauben, innerhalb weniger Minuten zu entscheiden, ob das Objekt in sein Raster passt.
Mehr ist an dieser Stelle nicht sinnvoll: Der Datenraum ist weder fertig zu versenden noch vertraulichkeitsrechtlich unproblematisch.
- Standortqualität und Assetklasse, ohne identifizierende Details
- Größenordnung: Fläche, Einheiten bzw. Zimmer, Volumen
- Cashflow-Eckdaten: Ist-Miete, Vermietungsstand, wesentliche Laufzeiten
- Wesentliche Investmentmerkmale und bekannte Besonderheiten
- Vorgesehene Transaktionsstruktur und gegebenenfalls Preisvorstellung
Was gehört in das Informationsmemorandum?
Das Informationsmemorandum übersetzt das Objekt in einen Investment Case. Es enthält die geprüften Kerndaten, die Herleitung des Cashflows, den Instandhaltungs- und Investitionsstand, die Marktsituation am Standort sowie die Annahmen, auf denen die Darstellung beruht.
Wichtiger als Umfang ist Konsistenz. Jede Zahl im Memorandum muss sich im Datenraum wiederfinden lassen; Abweichungen kosten Glaubwürdigkeit für alle übrigen Angaben.
Checkliste Datenraum: Commercial
Der wirtschaftliche Teil ist der am häufigsten geprüfte. Er entscheidet über die Ertragsannahme und damit über den Preis.
- Mieterliste mit Einheit, Fläche, Miete, Laufzeit, Option, Indexierung
- Mietverträge einschließlich aller Nachträge und Nebenabreden
- Flächennachweis und Abgleich mit der Mieterliste
- Leerstandsübersicht mit Ursache und Vermarktungsstand
- Nebenkostenabrechnungen mehrerer Jahre und Umlagefähigkeit
- Bei Betreiberobjekten: Umsatz- und Betriebsdaten je Periode
Checkliste Datenraum: Technical, Property und Financial
Technische und objektbezogene Unterlagen bestimmen die Risikoeinschätzung, die Finanzdaten die Modellierung. Rechtliche Dokumente gehören als Transaktionsunterlagen in den Datenraum; welche rechtlichen Unterlagen erforderlich sind und wie diese zu bewerten sind, sollte mit den jeweiligen Rechtsberatern abgestimmt werden.
| Bereich | Unterlagen |
|---|---|
| Technical | Bauunterlagen, technische Berichte, CapEx-Historie und -Planung, Energieausweise, Dokumentation technischer Anlagen, Wartungsverträge |
| Property | Grundbuchauszug, Lageplan, Flächenberechnung, Genehmigungen, Baulasten soweit verfügbar, Versicherungsunterlagen |
| Financial | Mietcashflow, Betriebskosten, historische Zahlen, laufendes Budget, gegebenenfalls Bestandsfinanzierung |
| ESG | Verbrauchsdaten, Energieperformance, vorhandene Zertifikate, geplante Maßnahmen |
Was prüft die Due Diligence zusätzlich?
In der Due Diligence werden die bereitgestellten Unterlagen verifiziert und vertieft. Üblich sind eine wirtschaftliche, technische, rechtliche, steuerliche und zunehmend eine ESG-bezogene Prüfung, häufig durch externe Berater der Käuferseite.
Typische Rückfragen betreffen Abweichungen zwischen Flächen, Mieterliste und Verträgen, nicht dokumentierte Nachträge, unklare Umlagepraxis und fehlende Nachweise zu durchgeführten Maßnahmen. Die rechtliche und steuerliche Beurteilung der Feststellungen obliegt den jeweiligen Fachberatern.
Kurz gesagt
Unterlagen werden nach Prozessstufe bereitgestellt, nicht auf einmal. Entscheidend ist, dass Kurzprofil, Memorandum und Datenraum dieselbe Geschichte erzählen – mit denselben Zahlen.
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Rechtlicher und steuerlicher Hinweis
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Rechtliche und steuerliche Auswirkungen einer Transaktion hängen insbesondere von ihrer konkreten Struktur, den beteiligten Parteien, bestehenden Verträgen sowie den jeweils geltenden gesetzlichen und steuerlichen Rahmenbedingungen ab. Entsprechende Fragestellungen sollten daher vor einer Entscheidung individuell durch die jeweils zuständigen Fachberater geprüft werden.
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